¿Cómo hacer una factura paso a paso?

¿Sabes cómo hacer una factura paso a paso? En este post, te contamos todo lo que debes conocer para facturar como autónomo o pyme. Descubre los requisitos que has de cumplir para que tu factura sea legalmente válida,  así como los datos e impuestos que debe incluir. Asimismo, explicaremos las situaciones en las que hace falta facturar.

papeles junto a calculadora

¿Qué es una factura?

Una factura se trata de un documento de naturaleza mercantil, el cual recopila información sobre una transacción o una compraventa de bienes o servicios. Su normativa queda recogida en el Reglamento de Facturación.

La factura simplificada y el ticket

Con la llegada del reglamento vigente, la factura simplificada reemplazó al ticket. Ésta puede emitirse en operaciones de hasta 400 euros, IVA incluido.

La factura electrónica

En la actualidad, la factura electrónica es el modelo de factura imperante, muy por encima de la factura en papel, en excel o en word.
Y es que sí, el reglamento les da el mismo tratamiento.

Es más, la importancia de esta clase de facturas es tal que los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas están obligados a usarlas.

Otros tipos de factura

Además de las facturas ordinarias, simplificadas y electrónicas, puedes encontrarlas de otros tipos. Entre ellos, destacamos:

  • Factura rectificativa: sirve para corregir una factura anterior. Ha de ser expedida en cuanto se tenga conocimiento de los motivos que dan lugar a su expedición, siempre que no hayan transcurrido más de 4 años desde que se emitió la factura original.
  • Factura recapitulativa: incluye múltiples operaciones destinadas a un solo destinatario. Éstas deben comprendidas en diferentes fechas, aunque en un mismo mes natural.
  • Factura proforma: informa al comprador sobre una futura oferta comercial. Carece de valor contable y no actúa como justificante. Por tanto, no se enumera.

CONSEJO SOBRE ESTE ÚLTIMO EJEMPLO: no firma ni selles las facturas proforma, a no ser que el cliente lo pida de manera explícita.

¿Quién debe emitir una factura?

Según Hacienda, todos los autónomos o empresarios profesionales deben elaboras facturas (y copia de la mismas) cuando prestan servicios o bienes vinculados al ejercicio de su actividad.

Facturar sin ser autónomo

Puedes facturar sin estar dado de alta como autónomos bajo dos condiciones: realizar una actividad puntual y obtener ingresos que no superen el SMI.

¿Cómo rellenar una factura?: Elementos a incluir

Lo primero que has de saber, sobre cómo hacer una factura paso a paso, es qué debe contener para que resulte válida y legal:

mujer usando portátil de la marca Apple

  1. Datos del emisor de la factura:
    • Nombre.
    • Apellidos.
    • Domicilio.
    • NIF o CIF.
    • Opcional: teléfono de contacto o email.
  2. Número: y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa.
  3. Fecha de expedición: día de emisión de la factura. Tiene que ser correlativa con el número de la factura. Es decir, no puede haber una de septiembre con el número 30 y una de octubre con el número 25.
  4. Datos del remitente de la factura: 
    • Nombre.
    • Apellidos.
    • Domicilio.
    • NIF o CIF.
    • Opcional: teléfono de contacto o email.
  5. Concepto: descripción de las operaciones.
  6. Base imponible: importe de la factura sin impuestos.
  7. Retención de IRPF: si procede.
  8. IVA: si procede.
  9. Importe total.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).
  11. Fecha en la que ha realizado el servicio por el que se efectúa la factura.

Éstos son los pasos más comunes para elaborar una factura. A continuación, contamos cómo se rellenan cuando hay que incluir IVA o retención de IRPF.

¿Cómo calcular la retención de IRPF?

La retención de IRPF únicamente la realizan los autónomos profesionales:

  • IRPF reducido – nuevos autónomos: 7% (durante el primer ejercicio de alta y el posterior).
  • IRPF general – profesionales autónomos: 15%.

Los trabajadores autónomos y las sociedades no han de hacer dicha retención.

¿Cómo calcular el IVA?

Éstos son los distintos tipos de Impuesto de Valor Añadido:

  • IVA super reducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): para alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, etc.
  • IVA general (21%): para la mayoría de productos y servicios.
  • Exento de IVA (0%): poco común, salvo que se trate de una exportación.

Es decir, por regla general, tu factura será de un 21% de IVA. Hablando de impuestos, descubre la Inteligencia Artificial de Hacienda para detectar fraude fiscal.

¿Cómo calcular el importe total?

Por tanto, puedes encontrarte ante 3 casos diferentes para calcular el importe total de una factura:

  • Factura sin IVA y sin retención de IRPF: base imponible.
  • Factura con IVA, pero sin retención de IRPF: base imponible + 21/10/4% de la base imponible (según el caso).
  • Factura con IVA y con retención de IRPF: base imponible + IVA (21/10/4% * base imponible) – retención de IRPF (7/15% * base imponible).

Tal y cómo ves, no resulta difícil de obtener este importe definitivo.

¿Cómo hacer una factura?

Ahora que conoces cómo hacer una factura paso a paso, queremos destacar que el proceso puede llevarse a cabo a mano o a ordenador. No obstante, la opción más fiable es emplear un programa informático de facturación.

¿Siempre debo emitir factura?

Debes facturar si el destinatario es una empresa o profesional (y actúa como tal) o si el cliente te pide factura. Sin embargo, hay excepciones por las que no hace falta emitirlas. Hablamos de las siguientes operaciones:

  • Exentas de IVA.
  • Emprendidas por empresarios o profesionales en recargo de equivalencia.
  • Realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado de IVA, a no ser que la determinación de las cuotas se efectúe por el volumen de ingresos.
  • Hechas por empresarios o profesionales en sede del régimen especial de agricultura, ganadería o pesca.

Por cierto, según la Ley 58/2003, de la Ley General Tributaria, tienes que guardar copia de cada factura durante 4 años.

¿Cuál es el plazo para remitir una factura?

Las facturas han de ser expedidas cuando se realice la operación. Pero, si el destinatario se trata de un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo es de un mes desde ese momento.
En cualquier caso, las facturas deben ser remitidas antes del día 16 del mes posterior al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan cometido las operaciones.

¿Y si me piden un duplicado de una factura?

De primeras, únicamente puedes expedir un original de cada factura. Aunque se permite elaborar duplicados (en los que debe aparecer la expresión “duplicado”) si concurriesen varios destinatarios en una sola entrega o si se hubiera perdido el original.

Conclusión sobre cómo hacer una factura paso a paso

Ahora que ya sabes cómo hacer una factura paso a paso, esperamos que esta labor te parezca mucho más sencilla que antes. En nuestro blog, encontrarás muchos más tutoriales y artículos que podrían serte útiles para desarrollar tu actividad. Por ejemplo, te enseñamos las principales opciones que tiene el autónomo para obtener liquidez.

ideatuempresa